Inviare un sollecito di pagamento per le fatture inevase
di red.
Non è affatto raro trovarsi di fronte a fatture non pagate e inevase da parte dei clienti.
Si tratta di una situazione spiacevole, spesso derivante da cause contingenti, da dimenticanze o da una non perfetta organizzazione contabile che, però, innesca una condizione debitoria da parte del cliente, con il conseguente impiego di tempo ed energie fino a che la pendenza non viene risolta.
Solitamente, trascorsi i termini pattuiti per il pagamento e con le eventuali fatture sospese già contabilizzate, si cerca di risolvere l’inadempienza del cliente tramite contatti informali che, il più delle volte, portano all’immediato pagamento del sospeso e all’estinzione della situazione debitoria.
Quando inviare un sollecito
Se, invece, i primi contatti (telefonate, e-mail, messaggi) con il soggetto debitore non dovessero avere successo, allora lo strumento che l’azienda creditrice ha per segnalare ufficialmente il mancato pagamento di una o più fatture relative a beni e servizi offerti è quello del sollecito di pagamento.
La lettera di sollecito di pagamento si articola in due fasi, una informale dal tono amichevole in cui si presuppone che i problemi relativi al mancato pagamento siano indipendenti dalla volontà del cliente, e la successiva, invece, con l’invito a saldare il dovuto entro una certa data.
Con l’entrata in vigore della fattura elettronica e il sempre maggior utilizzo di software e applicazioni web based per la fatturazione, anche il sollecito di pagamento è diventata un’operazione facile e veloce.
Le applicazioni per la fatturazione elettronica, come ogni buon software di contabilità che si rispetti, segnala subito a chi si occupa della contabilità la presenza di fatture inevase, riducendo al minimo eventuali dimenticanze da parte dei creditori che possono generare delle pendenze.
Infatti, non è sempre detto che un mancato pagamento debba essere imputabile solo e soltanto al cliente: a volte una fattura errata o non correttamente compilata può essere la causa del ritardo dei pagamenti.
Con la fatturazione elettronica questo rischio è sempre meno frequente e, nel caso una fattura risulti insoluta dopo i normali termini di pagamento (30, 60 o 90 giorni), un alert provvederà ad avvisare l’utente che si può passare all’invio del sollecito di pagamento.
Come si invia in sollecito di pagamento
Inviare un sollecito di pagamento tramite un moderno gestionale, soprattutto quelli utilizzabili direttamente da browser e disponibili per qualsiasi tipo di azienda, è davvero molto semplice.
Solitamente nella schermata che contempla tutte le fatture emesse o ricevute, i documenti relativi a movimenti che sono stati saldati o di cui si è ricevuto correttamente il pagamento sono indicati con alert visivi molto chiari, generalmente di colore verde o blu.
Le fatture in attesa di pagamento, invece, sono evidenziate in giallo (quelle il cui termine non è ancora scaduto) e in rosso.
Cliccando sulle fatture evidenziate come scadute e non pagate possono essere attivate una serie di funzionalità quali, per esempio, quella per l’invio di un sollecito.
Cliccando sull’invio del Sollecito, si aprirà una finestra che contiene un messaggio precompilato con tutte le informazioni riguardanti il cliente, la fattura scaduta in questione e altri dettagli.
Il messaggio, che può essere anche personalizzato, sarà inviato via e-mail al cliente insieme a una copia di cortesia del documento insoluto in questione.
